Glossaire de la collecte de documents.

Déclaration par laquelle le titulaire d'un compte indique à son établissement financier son ou ses pays de résidence fiscale et, le cas échéant, son numéro d'identification fiscale.

Les établissements la recueillent à l'ouverture du compte puis en cas de changement de situation, pour les échanges automatiques d'informations prévus par la norme commune de déclaration de l'OCDE (CRS) et par l'accord FATCA conclu avec les États-Unis (code général des impôts, article 1649 AC).

La ou les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent, en dernier lieu, une société ou une autre entité. Pour une société, il s'agit notamment de toute personne qui détient, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote, ou qui exerce un pouvoir de contrôle (code monétaire et financier, article R. 561-1).

Les professionnels soumis à la LCB-FT doivent l'identifier pour leurs clients personnes morales.

Transformation de données en une forme illisible sans la clé qui permet de les déchiffrer. Le chiffrement en transit protège les données pendant leur transfert sur le réseau, par exemple avec le protocole TLS ; le chiffrement au repos protège les données stockées sur les serveurs.

Dans Nestor, les échanges sont chiffrés en transit et les fichiers chiffrés au repos par notre hébergeur.

Expression encadrée en France : un service qui se présente comme un coffre-fort numérique doit respecter l'article L. 103 du code des postes et des communications électroniques et ses décrets d'application, dont le décret n° 2018-418 du 30 mai 2018.

Nestor ne se présente pas comme un coffre-fort numérique : chaque espace d'échanges a son espace documentaire.

Données personnelles dont le traitement est en principe interdit, sauf exceptions : origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, données génétiques, données biométriques servant à identifier une personne, données de santé, vie sexuelle ou orientation sexuelle (RGPD, article 9).

Une pièce d'identité ou un avis d'imposition n'entre pas dans cette liste, mais leur fuite expose fortement la personne concernée : ces documents demandent eux aussi des précautions.

Personne chargée, au sein d'un organisme, d'informer et de conseiller sur le respect du RGPD, d'en contrôler l'application et de coopérer avec la CNIL.

Sa désignation est obligatoire pour les autorités et organismes publics, et pour les organismes dont l'activité de base les amène à suivre des personnes de façon régulière et systématique à grande échelle, ou à traiter à grande échelle des données sensibles ou relatives aux condamnations pénales (RGPD, articles 37 à 39).

Période pendant laquelle des données personnelles peuvent être conservées. Le RGPD interdit de les garder plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées (article 5).

Certains textes fixent une durée précise. Par exemple, les professionnels soumis à la LCB-FT conservent les documents d'identification de leurs clients pendant cinq ans après la fin de la relation d'affaires (code monétaire et financier, article L. 561-12).

Enquête que les bailleurs sociaux mènent auprès de leurs locataires pour transmettre des renseignements statistiques au représentant de l'État dans le département (code de la construction et de l'habitation, article L. 442-5). Elle a lieu tous les deux ans, selon le calendrier fixé par arrêté.

Les locataires ont un mois pour répondre. Sans réponse, ils doivent une pénalité de 7,62 €, puis 7,62 € par mois complet de retard, sauf difficultés particulières.

Norme internationale qui fixe les exigences d'un système de management de la sécurité de l'information : appréciation des risques, mesures de sécurité, amélioration continue. Sa version en vigueur date de 2022. La certification est délivrée par un organisme accrédité après un audit, puis suivie par des audits de surveillance.

Nestor est engagé dans une démarche de certification ISO/IEC 27001:2022.

Historique horodaté des actions réalisées sur des documents ou des dossiers : envoi, consultation, téléchargement, validation. Il permet de retrouver qui a fait quoi, et quand, lors d'un contrôle ou d'une réclamation.

Dans Nestor, chaque espace, campagne et portail a son journal, exportable en CSV.

Ensemble des mesures par lesquelles un professionnel identifie son client, vérifie son identité et recueille des informations sur la relation d'affaires. En France, ces obligations découlent de la LCB-FT (code monétaire et financier, articles L. 561-5 et suivants) et s'appliquent pendant toute la relation : d'où les campagnes de mise à jour des dossiers.

Collecter les pièces n'est pas les vérifier : avec Nestor, la vérification reste faite par vos équipes ou votre prestataire.

Dispositif qui impose aux professionnels assujettis, listés à l'article L. 561-2 du code monétaire et financier, d'identifier leurs clients, d'exercer une vigilance adaptée au risque et de déclarer leurs soupçons à Tracfin.

Sont notamment concernés les banques, les assurances, les agents immobiliers, les notaires, les experts-comptables et les avocats pour certaines activités.

Directive européenne 2022/2555 sur la cybersécurité. Elle élargit le nombre d'organisations concernées, classées en entités essentielles et entités importantes selon leur secteur et leur taille, et leur impose des mesures de gestion des risques ainsi que la notification des incidents importants : alerte précoce sous 24 heures, notification sous 72 heures, rapport final sous un mois.

En France, sa transposition passe par le projet de loi relatif à la résilience des infrastructures critiques et au renforcement de la cybersécurité. L'ANSSI publie l'état des obligations sur MonEspaceNIS2.

Personne qui exerce, ou a cessé depuis moins d'un an d'exercer, une fonction politique, juridictionnelle ou administrative importante, ainsi que les membres de sa famille et les personnes qui lui sont étroitement associées (code monétaire et financier, article R. 561-18).

Les professionnels soumis à la LCB-FT appliquent à ces clients des mesures de vigilance complémentaires (article L. 561-10).

Le responsable de traitement détermine pourquoi et comment des données personnelles sont traitées. Le sous-traitant les traite pour son compte et sur ses instructions, par exemple un éditeur de logiciel qui héberge des documents pour ses clients.

Un contrat fixe les obligations de chacun (RGPD, articles 4 et 28).

Règlement européen 2016/679, applicable depuis le 25 mai 2018. Il encadre tout traitement de données personnelles : une finalité déterminée, des données limitées au nécessaire, une durée de conservation limitée, la sécurité des données et les droits des personnes.

Il s'applique à l'organisme qui collecte les documents de ses clients comme au prestataire qui les héberge pour lui.

Le règlement européen eIDAS (n° 910/2014) distingue trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. Une signature électronique ne peut pas être écartée comme preuve au seul motif qu'elle est électronique ; seule la signature qualifiée a un effet juridique équivalent à celui d'une signature manuscrite (article 25).

En droit français, la fiabilité du procédé est présumée lorsque la signature est qualifiée (code civil, article 1367, et décret n° 2017-1416).

Méthode qui permet à vos collaborateurs de se connecter à un outil avec le compte de votre entreprise, géré par votre fournisseur d'identité, sans mot de passe supplémentaire. Les accès se gèrent alors depuis votre annuaire.

Nestor accepte le SSO en SAML 2.0 ou OpenID Connect, configuré par votre administrateur.

Supplément que le locataire d'un logement social doit verser lorsque les ressources de son foyer dépassent les plafonds. Pour le calculer, le bailleur demande chaque année à ses locataires leurs avis d'imposition et la composition de leur foyer ; les bénéficiaires de l'APL ou d'une allocation de logement ne sont pas concernés par cette demande (code de la construction et de l'habitation, article L. 441-9).

Le locataire a un mois pour répondre. Sans réponse après une mise en demeure de quinze jours, le supplément est liquidé provisoirement au coefficient maximal, et des frais de dossier s'ajoutent.