RGPD : des documents personnels mieux gardés, des preuves à portée de main.
Pièces d'identité, avis d'imposition, bulletins de paie : chaque document que vous demandez contient des données personnelles. Le RGPD vous demande de n'en collecter que le nécessaire, de les protéger et de pouvoir le démontrer.
- Texte
- Règlement (UE) 2016/679
- Applicable depuis
- 25 mai 2018
- Autorité en France
- CNIL
- Sanctions
- Jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial
01Qui est concerné
Toute organisation qui traite des données personnelles.
La taille et le secteur ne changent rien : entreprise, association ou administration, dès lors qu'elle est établie dans l'Union ou s'adresse à des personnes qui y vivent.
Responsable de traitement
L'organisation qui décide pourquoi et comment les données sont traitées : celle qui demande les documents à ses clients, salariés ou locataires.
Sous-traitant
Le prestataire qui traite les données pour son compte et sur ses instructions, encadré par un contrat (article 28).
02Ce que le texte exige
Ce que le texte exige.
Les obligations qui touchent directement la collecte et le partage de documents.
Ne collecter que le nécessaire
Des données adéquates, pertinentes et limitées à la finalité, conservées pas plus longtemps que nécessaire.
Article 5Informer les personnes
Dire pourquoi les données sont collectées, sur quelle base, à qui elles sont transmises et combien de temps elles sont gardées.
Articles 13 et 14Permettre l'exercice des droits
Accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité, dans un délai d'un mois en principe.
Articles 12 à 22Sécuriser les données
Des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque : contrôle des accès, chiffrementChiffrementTransformation de données en une forme illisible sans la clé qui permet de les déchiffrer., capacité à rétablir la disponibilité.
Article 32Tenir un registre
La liste des traitements, avec leurs finalités, catégories de données, destinataires et délais d'effacement prévus.
Article 30Notifier les violations
Prévenir la CNIL dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, et les personnes concernées en cas de risque élevé.
Articles 33 et 34
03Vos échanges de documents
Là où vos échanges de documents vous exposent.
La plupart des écarts ne viennent pas d'une décision, mais d'habitudes de travail.
- Des pièces d'identité en pièces jointes, copiées dans plusieurs boîtes mail et transférées sans trace.
- Des formulaires qui demandent plus que nécessaire, « au cas où ».
- Des dossiers clos depuis longtemps, toujours sur un disque partagé.
- Une demande d'accès d'un client, et personne ne sait dire qui a consulté ses documents.
04Ce que Nestor apporte
Ce que Nestor apporte.
Nestor vous aide à répondre à certaines exigences : traçabilité, contrôle des accès, hébergement en France. La conformité reste celle de votre organisation.
- Votre besoin
Ne collecter que le nécessaire
Des demandes qui précisent les pièces attendues, et des formulaires dont les questions s'affichent selon les réponses.
En savoir plus - Votre besoin
Sécuriser les échanges
Un espace par dossier au lieu des pièces jointes, des droits réglés espace par espace, la double authentification et le SSOSSOMéthode qui permet à vos collaborateurs de se connecter à un outil avec le compte de votre entreprise, géré par votre fournisseur d'identité, sans mot de passe supplémentaire..
En savoir plus - Votre besoin
Protéger les données hébergées
Hébergement européen totalement souverain, échanges chiffrés en transit, fichiers chiffrés au repos par notre hébergeur.
En savoir plus - Votre besoin
Répondre à une demande d'accès ou à un contrôle
Le journal d'activitéJournal d'activitéHistorique horodaté des actions réalisées sur des documents ou des dossiers : envoi, consultation, téléchargement, validation. de chaque espace : qui a envoyé, consulté ou validé quoi, et quand. Exportable en CSV.
En savoir plus - Votre besoin
Ne pas garder plus longtemps que nécessaire
BientôtClôturez puis archivez un espace quand le dossier est terminé. Bientôt : des étiquettes qui appliquent vos durées de conservationDurée de conservationPériode pendant laquelle des données personnelles peuvent être conservées. et un registre des traitements.
En savoir plus
05Questions fréquentes
Questions fréquentes
Nestor me rend-il conforme au RGPD ?
Non, et aucun outil ne le peut seul. Nestor vous aide à répondre à certaines exigences : traçabilité, contrôle des accès, hébergement en France. La conformité reste celle de votre organisation : vos finalités, vos bases légales, vos durées, votre information des personnes.
Une pièce d'identité est-elle une donnée sensible ?
Pas au sens de l'article 9 du RGPD, qui vise notamment la santé, les opinions ou l'origine. Mais sa fuite expose fortement la personne : elle demande les mêmes précautions.
Faut-il un DPO ?
C'est obligatoire pour les organismes publics et pour ceux dont l'activité de base implique un suivi régulier et systématique à grande échelle, ou le traitement à grande échelle de données sensibles. Dans les autres cas, c'est recommandé.
Sources et pages liées
Ces pages informent et ne remplacent pas un conseil juridique.
Vos échanges de documents, passés au crible du RGPD ?
Montrez-nous comment vous collectez et partagez vos documents aujourd'hui : nous vous montrons ce que Nestor change.
- Hébergement européen totalement souverain
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