Collectez les documents de vos clients sans multiplier les emails.
Un logiciel de collecte de documents remplace les demandes par email : vous précisez les pièces attendues, vos interlocuteurs les déposent dans un espace sécurisé, et vous voyez ce qui manque.
De la demande au dossier complet
- VousUne demande précisePièces attendues, formats, date limite.
- Vos interlocuteursIls déposentSans mot de passe à créer.
- NestorLes relances partentElles s'arrêtent pour ceux qui ont répondu.
- Votre équipeChaque pièce est validéeOu renvoyée avec un motif, jusqu'au dossier complet.
01Chapitre
Le même dossier, avant et avec un logiciel de collecte.
Demander des documents par email fonctionne pour un dossier. Dès qu'il y en a dix, ou cent, les mêmes difficultés reviennent.
Des demandes dispersées
- Une pièce d'identité dans un fil, un RIB dans un autre, une version corrigée envoyée à un collègue.
- Un tableur à part pour savoir qui n'a pas répondu, et des relances écrites une par une.
- Une pièce reçue n'est pas une pièce valide : impossible de dire vite quels dossiers sont complets.
- Des avis d'imposition et des pièces d'identité qui restent dans les boîtes de réception.
Une collecte suivie
- Chaque pièce arrive au bon endroit, avec le format attendu.
- Les relances partent seules et s'arrêtent pour ceux qui ont répondu.
- Chaque demande a un statut : à valider, renvoyée en correction ou validée.
- Les documents restent dans un espace réservé, avec la trace de qui les a consultés.
02Chapitre
Le parcours dans Nestor.
- Étape 01
Préparez la demande
Pièces, questions, échéance, à partir d'un modèle si vous en avez un.
- Étape 02
Votre interlocuteur dépose
Il voit ce qu'il lui reste à fournir et dépose ses documents, depuis un ordinateur ou un téléphone.
- Étape 03
Vous validez
Chaque pièce est validée ou renvoyée avec son motif.
- Étape 04
Le dossier se complète
Les relances partent seules, le statut se met à jour, l'historique reste disponible.
03Chapitre
Email, lien de dépôt, formulaire en ligne ou logiciel de collecte.
Ce tableau décrit ce que chaque catégorie d'outils permet le plus souvent.
| Critère | Lien de dépôt de fichiers | Formulaire en ligne | Nestor | |
|---|---|---|---|---|
| Liste précise des pièces attendues | En général non | En général non | Partiel | Oui |
| Dépôt sans créer de compte | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Validation ou rejet pièce par pièce | En général non | En général non | Selon l'outil | Oui |
| Relances automatiques | En général non | En général non | Selon l'outil | Oui |
| Suivi par destinataire | En général non | En général non | Selon l'outil | Oui |
| Échange avec l'interlocuteur au même endroit | Oui | En général non | En général non | Oui |
| Journal de qui a consulté quoi | En général non | Selon l'outil | En général non | Oui |
Méthode : chaque colonne décrit ce qu'une catégorie d'outils permet le plus souvent, sans viser de produit en particulier. Certains outils vont plus loin ; vérifiez ces points sur ceux que vous comparez. La colonne Nestor décrit les fonctionnalités disponibles aujourd'hui.
04Chapitre
Huit critères pour choisir un logiciel de collecte de documents.
Ouvrez chaque critère pour voir comment Nestor y répond.
01Demander précisément
Chaque demande indique la pièce attendue, les formats acceptés, le nombre de fichiers, la date limite et le dossier de destination.
02Recevoir simplement
Vos interlocuteurs se connectent avec un lien ou un code reçu par email, ou leur compte Google ou Microsoft. Rien à installer, aussi sur téléphone.
03Poser des questions
Des formulaires avec des questions conditionnelles et des pièces jointes, remplis en plusieurs fois si besoin.
04Valider pièce par pièce
Vous validez chaque pièce ou la renvoyez en correction avec un motif que votre interlocuteur voit.
05Relancer automatiquement
Des relances programmées, qui s'arrêtent pour ceux qui ont déjà répondu.
06Suivre chaque destinataire
Un statut par demande et, pour les campagnes, un tableau de bord par destinataire.
07Ranger et retrouver
Chaque espace a son espace documentaire, avec dossiers et historique des versions.
08Tracer et protéger
Journal d'activitéJournal d'activitéHistorique horodaté des actions réalisées sur des documents ou des dossiers : envoi, consultation, téléchargement, validation. exportable, droits par espace, hébergement européen totalement souverain.
05Chapitre
Espace, campagne ou portail : quelle façon de collecter ?
06Chapitre
Exemples par métier.
- Attestations d'assurance des locatairesUne campagne par an, un espace par locataire.
- Dossier de financement d'entrepriseLes pièces d'une entreprise cliente dans un espace partagé.
- Candidatures par QR codeUn portail par offre, un espace par candidat.
- Suivi des participationsLes comptes de chaque société d'un portefeuille.
07Questions fréquentes
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel de collecte de documents ?
C'est un outil qui remplace les demandes par email : vous indiquez les pièces attendues, vos interlocuteurs les déposent dans un espace sécurisé, et vous suivez ce qui a été reçu, validé ou reste à fournir.
Mes clients doivent-ils installer quelque chose ?
Non. Ils reçoivent un lien ou un code par email et déposent leurs documents depuis leur navigateur, sur ordinateur ou sur téléphone.
Comment relancer automatiquement les pièces manquantes ?
Vous programmez les relances sur une demande, un formulaire ou une campagne : fréquence, dates et message. Elles s'arrêtent pour les personnes qui ont déjà répondu.
Les documents collectés sont-ils protégés ?
Les données sont hébergées en France, sur une infrastructure européenne totalement souveraine, chiffrées en transit et chiffrées au repos par l'hébergeur. Vous réglez espace par espace qui peut déposer ou télécharger, et les dépôts, consultations et validations sont journalisés.
Nestor vérifie-t-il l'authenticité des documents ?
Non. Nestor collecte et range les pièces selon vos critères, et vos équipes les contrôlent.
Combien de dossiers attendent une pièce aujourd'hui ?
Montrez-nous comment vous collectez vos documents : nous vous montrons le même dossier dans Nestor.
- Hébergement européen totalement souverain
- Aucun compte à créer pour vos interlocuteurs