Mettez à jour vos dossiers KYC, client par client.
Pour une collecte KYC sans relances à la main : Nestor envoie la demande à chaque client concerné, suit les réponses pièce par pièce et relance ceux qui n'ont pas répondu.
Nestor organise la collecte et le suivi. La vérification réglementaire reste assurée par vos équipes ou vos prestataires.
01Chapitre
Une campagne de mise à jour, étape par étape.
- Étape 01
Ciblez les clients concernés
Filtrez vos contacts selon leurs attributs : type de client, date de dernière mise à jour. Une liste s'importe d'abord dans vos contacts.
- Étape 02
Préparez les demandes
Pièce d'identité, justificatif de domicile, formulaire de situation, chacun avec sa date limite.
- Étape 03
Lancez, puis laissez relancer
Chaque client reçoit son invitation et accède à son propre espace. Les relances s'arrêtent pour ceux qui ont répondu.
- Étape 04
Validez et archivez
Vos équipes valident chaque pièce ou la renvoient avec un motif. Les pièces se téléchargent en archive ou s'exportent vers vos outils.
02Chapitre
Ce que vous demandez, et où en est chaque pièce.
Les demandes d'un dossier type, telles qu'elles se paramètrent dans Nestor, avec leur statut.
Exemple de dossier client, en cours de mise à jour
- Pièce d'identitéDocument obligatoire, en PDF ou en image, recto et verso.Validée
- Justificatif de domicileTrop ancien : renvoyé avec le motif, le client sait quoi déposer.Correction demandée
- Situation professionnelleUn formulaire dont les questions s'adaptent aux réponses : statut, employeur, revenus.À valider
- Origine des fondsUne question et des justificatifs, demandés seulement aux clients concernés.En attente de réponse
- Déclaration signéeUne confirmation, un accusé de réception ou un document à signer électroniquement.En attente de réponse
03Chapitre
Savoir où en est chaque client.
Un tableau de bord.
Taux d'ouverture, de réponse et de validation, avancement client par client.
Des relances programmées.
Fréquence, dates, message, et si vous le souhaitez un rappel avant l'échéance.
Un journal d'activité.
Qui a transmis, consulté ou validé chaque pièce, et quand. Exportable en CSV.
Des accès maîtrisés.
Chaque client n'accède qu'à son espace. Hébergement européen totalement souverain.
04Chapitre
Collecter n'est pas vérifier.
Les professionnels soumis aux obligations de vigilance en matière de lutte contre le blanchimentLCB-FTDispositif qui impose aux professionnels assujettis, listés à l'article L. de capitaux et le financement du terrorisme doivent connaître leurs clients et tenir leurs informations à jour. Cela suppose deux métiers différents : obtenir les pièces, puis les analyser.
Nestor s'occupe du premier : demander les pièces, les recevoir, les ranger, relancer et garder la trace de chaque échange. La vérification de l'identité au sens de la réglementation et l'analyse du dossier restent faites par vos équipes ou par un prestataire spécialisé, selon vos procédures.
05Chapitre
Pourquoi la mise à jour KYC prend autant de temps.
Le problème est rarement la demande elle-même. C'est tout ce qui se passe après.
Des volumes importants.
Chaque vague de mise à jour touche une partie du portefeuille, parfois des centaines de clients à la fois.
Des pièces qui expirent.
Pièce d'identité périmée, justificatif de domicile trop ancien : une pièce reçue n'est pas forcément une pièce exploitable.
Des relances sans fin.
Chaque client qui ne répond pas demande une relance, puis une autre, à suivre dans un tableur.
Des données sensibles par email.
Avis d'imposition, RIB et pièces d'identité circulent en pièces jointes, sans trace de qui y a accédé.
06Chapitre
Où la mise à jour KYC revient régulièrement.
- Banque et assuranceMise à jour des dossiers clients, pièces d'identité et justificatifs de domicile.
- Cabinets d'avocatsLes pièces LCB-FT d'un nouveau client, puis leurs mises à jour.
- ImmobilierPièces d'identification des clients d'une transaction.
- Fonds d'investissementLes pièces de chaque souscripteur, du KYC au bulletin signé.
- CampagnesLe fonctionnement détaillé des campagnes : destinataires, tableau de bord, relances.
07Questions fréquentes
Questions fréquentes
Nestor vérifie-t-il l'identité de mes clients ?
Non. Nestor collecte, range et suit les pièces, et vos équipes les contrôlent. La vérification de l'identité au sens du Code monétaire et financier reste faite par vos équipes ou votre prestataire.
Peut-on cibler uniquement les clients à mettre à jour ?
Oui. Vous filtrez vos listes de contacts selon leurs attributs ; une liste de clients s'importe d'abord dans vos contacts, en CSV.
Combien de clients une campagne peut-elle compter ?
Il n'y a pas de limite par campagne : des centaines ou des milliers de destinataires. Le nombre d'espaces actifs dépend de votre formule.
Où sont stockées les pièces ?
En France, sur une infrastructure européenne totalement souveraine, sans dépendance au Cloud Act. Les échanges sont chiffrés en transit et les fichiers chiffrés au repos par l'hébergeur.
Peut-on retrouver qui a transmis ou consulté une pièce ?
Oui. Le journal d'activité indique qui a envoyé, consulté ou validé chaque pièce, et quand. Il s'exporte en CSV.
Votre prochaine campagne KYC peut être plus simple.
Dites-nous combien de clients vous devez mettre à jour et quelles pièces vous attendez : nous vous montrons la campagne correspondante.
- Hébergement européen totalement souverain
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