Du fournisseur au magasin, chaque document au bon endroit.
Une enseigne échange des documents avec trois cercles : les fournisseurs qu'elle référence, les magasins et franchisés de son réseau, et les équipes qui y travaillent. Chaque échange a son espace, ses relances et sa trace.
- 01 · AmontVos fournisseurs
- Référencement et pièces administratives
- Attestations à redemander
- Chartes et contrats à signer
- 02 · RéseauVos magasins et franchisés
- Documents annuels de chaque point de vente
- Procédures à diffuser
- Contrats et avenants à signer
- 03 · ÉquipesVos salariés
- Candidatures et embauches
- Bulletins et documents RH
- Opérations d'épargne salariale
01Vos fournisseurs
Le référencement d'un fournisseur, vu des deux côtés.
Ce que fait le fournisseur, ce que fait votre équipe achats, et ce qui est prêt à chaque étape.
- Échange 01Le fournisseurDépose son dossier depuis le lien de référencement, sans créer de compteVotre équipe achatsReçoit chaque dossier dans son propre espaceLe dossierUn dossier par fournisseur
- Échange 02Le fournisseurDépose son extrait K bis, son attestation de vigilance et son attestation d'assuranceVotre équipe achatsValide chaque pièce ou la renvoie avec un motifLe dossierDes pièces validées
- Échange 03Le fournisseurRemplit le questionnaire fournisseur, en plusieurs fois si besoinVotre équipe achatsRetrouve les réponses au même endroitLe dossierDes informations à jour
- Échange 04Le fournisseurSigne la charte fournisseur ou le contratVotre équipe achatsLance la signature depuis l'espaceLe dossierLe document signé, rangé dans le dossier
Pour un contrat d'au moins 5 000 € HT, l'attestation de vigilance se redemande tous les six mois jusqu'à la fin du contrat. Pour tous vos fournisseurs, une campagne envoie la même demande à chacun, avec un espace privé par fournisseur : six mois plus tard, dupliquez-la, ajustez les dates, puis envoyez-la.
02Votre réseau
Les magasins et les franchisés, chacun dans son espace.
- CampagneAnimation du réseauCollecter les documents annuels de chaque point de venteAttestations d'assurance, comptes annuels, documents prévus par votre contrat : la même demande à chaque magasin, avec des relances qui s'arrêtent pour ceux qui ont répondu.
- CampagneDirection du réseauDiffuser une procédure ou un manuelLe même document à tous les points de vente, avec une demande d'accusé de réception.
- SignatureDirection juridiqueFaire signer les contrats et les avenantsDans une campagne, chaque franchisé signe son propre document, en signature électronique simple.
- PortailDéveloppement du réseauRecevoir les candidatures de futurs franchisésUn lien sur votre site : chaque candidat dépose son dossier sans créer de compte, et chaque dépôt ouvre un espace.
- EspaceDéveloppement du réseauAccompagner un candidat jusqu'à la signatureLe document d'information précontractuelle, le projet de contrat, les pièces du candidat et vos échanges dans un seul espace, avec la trace de chaque dépôt et de chaque consultation.
03Vos équipes
Des magasins aux bureaux, les documents de chaque salarié.
- PortailRecrutementRecruter en magasin par QR codeLe QR code de l'offre en vitrine ou en caisse : chaque candidat dépose sa candidature depuis son téléphone.
- EspaceAdministration du personnelRéunir les pièces d'embauche avant le premier jourLes pièces, les informations administratives et le contrat signé, dans l'espace du futur salarié.
- CampagnePaieDistribuer les bulletins de paieChaque mois, le bulletin de chaque salarié dans son espace privé. Les règles du bulletin de paie électronique restent organisées par votre service paie.
- CampagneDirection financière et RHMener une opération d'épargne salarialeUne campagne par pays : choix de souscription et bulletin signé, salarié par salarié, dans sa langue.
04Cadre réglementaire
Les obligations restent les vôtres. Nestor organise les échanges.
L'obligation de vigilance impose au donneur d'ordre de demander à ses cocontractants, pour tout contrat d'au moins 5 000 € HT, l'attestation de vigilance de l'URSSAF et un justificatif d'immatriculation, puis de les redemander tous les six mois jusqu'à la fin du contrat (Code du travail, art. L. 8222-1, R. 8222-1 et D. 8222-5). Nestor collecte les attestations et relance ; leur vérification reste faite par vos équipes.
Quand vous confiez votre enseigne à un franchisé en lui demandant un engagement d'exclusivité ou de quasi-exclusivité, vous lui remettez un document d'information précontractuelle et le projet de contrat au moins vingt jours avant la signature, ou avant le versement d'une somme (Code de commerce, art. L. 330-3 ; contenu fixé par l'article R. 330-1). Nestor garde la trace du dépôt du document et de ses consultations ; son contenu et le respect du délai restent de votre responsabilité.
- Accès
- Espace par espace, vous réglez ce que chacun peut faire : écrire, déposer, télécharger.
- Traçabilité
- Chaque dépôt, consultation et validation est journalisé et exportable.
- Langues
- Interface et emails en français, anglais, allemand, espagnol, italien et portugais.
- Hébergement
- Hébergement européen totalement souverain, en France. Fichiers chiffrés au repos par l'hébergeur.
05Questions fréquentes
Questions fréquentes
Nos fournisseurs doivent-ils créer un compte ?
Non. Sur un portail, ils déposent leurs documents après une vérification de leur adresse email par code. Ensuite, ils accèdent à leur espace avec un lien ou un code reçu par email.
Nestor vérifie-t-il l'authenticité des attestations de vigilance ?
Non. Nestor collecte les attestations, les range et relance ceux qui ne les ont pas envoyées. La vérification de leur authenticité auprès de l'URSSAF reste faite par vos équipes.
Peut-on relancer automatiquement les fournisseurs et les magasins ?
Oui, dans une campagne. Programmées une fois, les relances partent à votre rythme et s'arrêtent pour ceux qui ont répondu.
Notre réseau est présent dans plusieurs pays : chacun voit-il Nestor dans sa langue ?
L'interface et les emails existent en français, anglais, allemand, espagnol, italien et portugais.
Combien de destinataires une campagne peut-elle toucher ?
Des centaines ou des milliers de destinataires, sans plafond, chacun dans son propre espace.
Des échanges avec vos fournisseurs ou votre réseau à organiser ?
Nous vous montrons le référencement d'un fournisseur et une campagne vers tous vos points de vente.
- Hébergement européen totalement souverain
- Aucun compte à créer pour vos interlocuteurs