Les documents d'embauche réunis avant le premier jour.
Le futur collaborateur dépose ses pièces, remplit ses informations et signe son contrat dans son espace. Vous voyez ce qu'il reste à recevoir.
Avant le premier jour, par exemple
- Le futur collaborateurDépose ses piècesPièce d'identité, RIB, attestation de sécurité sociale, justificatif de domicile.
- Votre équipe RHValide chaque pièceOu la renvoie avec un motif.
- Le futur collaborateurRemplit et signeSes informations administratives, puis son contrat, en ligne.
- Le premier jourLe dossier est completLe contrat signé est rangé dans son espace.
01Du candidat au premier jour
Une embauche, vue des deux côtés.
Ce que fait le futur collaborateur, ce que fait votre équipe, et ce qui est prêt à chaque étape.
- Échange 01Le futur collaborateurDépose sa candidature depuis le lien ou le QR code de l'offreVotre équipe RHReçoit chaque candidature dans son propre espaceLe dossierUne candidature complète
- Échange 02Le futur collaborateurDépose ses pièces d'embauche, depuis son téléphone s'il le souhaiteVotre équipe RHValide chaque pièce ou la renvoie avec un motifLe dossierDes pièces validées
- Échange 03Le futur collaborateurRemplit ses informations administratives, en plusieurs fois si besoinVotre équipe RHRetrouve les réponses au même endroitLe dossierDes informations à jour
- Échange 04Le futur collaborateurSigne son contrat en ligneVotre équipe RHLance la signature depuis l'espaceLe dossierLe contrat signé, rangé avant le premier jour
02Après l'arrivée
La vie du contrat, au même endroit.
- CampagneAdministration du personnelMettre à jour les données de tous les salariésRIB, adresse, justificatif de transport : la même demande à chacun, avec des relances.
- CampagneDirection des ressources humainesDiffuser un document interne à tous les salariésCharte, règlement, politique interne, avec une demande d'accusé de réception.
- CampagnePaieDistribuer les bulletins de paieChaque mois, le bulletin de chaque salarié dans son espace privé. Les règles du bulletin de paie électronique, notamment le droit du salarié de s'y opposer et la durée de mise à disposition, restent organisées par votre service paie.
- CampagneDirection financière et RHMener une opération d'épargne salarialeUne campagne par pays : choix de souscription et bulletin signé, salarié par salarié, dans sa langue.
- SignatureAdministration du personnelFaire signer les avenantsLa signature électronique simple se lance depuis l'espace du collaborateur.
03Données personnelles
Ne demander que ce qui est nécessaire.
Le RGPD impose de ne collecter que les données nécessaires à la finalité du traitement. Avec Nestor, vous définissez précisément les pièces et les questions de chaque demande : à vous de les limiter à ce dont vous avez besoin.
Nestor vous aide à répondre à certaines exigences : traçabilité, contrôle des accès, hébergement en France. La conformité reste celle de votre organisation.
- Accès
- Chaque collaborateur n'accède qu'à son espace. Vous choisissez qui, dans votre équipe, y est invité.
- Traçabilité
- Chaque dépôt, consultation et validation est journalisé et exportable.
- Hébergement
- Hébergement européen totalement souverain, en France. Fichiers chiffrés au repos par l'hébergeur.
Ils utilisent Nestor
04Questions fréquentes
Questions fréquentes
Le futur collaborateur doit-il créer un compte ?
Non. Il se connecte avec un lien ou un code reçu par email, ou avec son compte Google ou Microsoft.
Un candidat doit-il créer un compte pour postuler ?
Non. Il dépose sa candidature depuis le lien ou le QR code du portail, après avoir vérifié son adresse email par un code.
Peut-il déposer ses documents depuis son téléphone ?
Oui, depuis n'importe quel navigateur mobile, sans application à installer.
Peut-on réutiliser la même liste de pièces pour chaque embauche ?
Oui. Vos modèles de messages et de formulaires se réutilisent d'une embauche à l'autre.
L'interface est-elle disponible dans d'autres langues ?
Oui. L'interface et les emails existent en français, anglais, allemand, espagnol, italien et portugais.
Qui voit les documents d'un collaborateur ?
Seules les personnes que vous invitez dans son espace, avec les droits que vous leur donnez. Chaque consultation est journalisée.
Une embauche à préparer ?
Dites-nous quelles pièces vous demandez à un nouvel arrivant : nous vous montrons son parcours dans Nestor, de la candidature au premier jour.
- Hébergement européen totalement souverain
- Aucun compte à créer pour vos interlocuteurs