5 raisons d'arrêter d'envoyer des documents et données sensibles par mail
Interception, mauvais destinataire, aucun suivi des ouvertures : pourquoi l'email convient mal aux documents sensibles, et quelle alternative mettre en place.
Mis à jour le Publié le 4 min de lecture
L'envoi de documents et données sensiblesDonnées sensiblesDonnées personnelles dont le traitement est en principe interdit, sauf exceptions : origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques,… par mail pose des problèmes majeurs de sécurité, de confidentialité et de traçabilité. Cet article explique pourquoi, et ce qu'il faut attendre d'une solution d'échange dédiée pour partager des informations sensibles avec vos clients.
Partie 1 : La sécurité des échanges de documents et données sensibles
La sécurité est l'une des principales préoccupations lorsqu'il s'agit d'échanger des documents sensibles. Sans mesure complémentaire, la messagerie électronique est rarement un moyen sûr pour transmettre des données personnelles, rappelle la CNIL : les entités qui ont accès aux serveurs par lesquels transite un message peuvent accéder à son contenu ou à ses métadonnées. Les pièces jointes restent en outre stockées dans la boîte de réception de chaque destinataire. La CNIL déconseille donc de transmettre en clair, par messagerie, des fichiers contenant des données personnelles.
Si vous devez malgré tout passer par l'email, la CNIL recommande de chiffrer les pièces sensibles et de transmettre le mot de passe par un autre canal, par exemple par téléphone ou par SMS. Une plateforme d'échange dédiée, à condition d'être elle-même sécurisée (échanges chiffrés, accès contrôlés), évite de dupliquer les documents dans des boîtes de réception.
Partie 2 : La confidentialité des échanges de documents sensibles
Lorsque vous échangez des documents et données sensibles par mail, vous perdez le contrôle sur qui a accès à ces éléments. Les mails peuvent être transférés à des tiers sans votre autorisation, ce qui peut mettre vos données en danger. Et une simple erreur d'inattention, comme une adresse mal saisie ou une suggestion automatique acceptée trop vite, suffit à envoyer un document à la mauvaise personne.
Un outil d'échange dédié permet au contraire de décider, dossier par dossier, qui peut voir, déposer ou télécharger les documents.
Partie 3 : La traçabilité des échanges de documents sensibles
Quand vous envoyez des documents et données sensibles par mail, il est difficile de savoir qui a ouvert le document et quand. Cela peut poser des problèmes de responsabilité et de suivi des interactions avec vos clients.
Une plateforme d'échange peut enregistrer les actions effectuées sur chaque document : envoi, consultation, téléchargement, validation. Vous savez où en est chaque échange, ce qui facilite aussi la collecte de documents auprès de vos clients.
Partie 4 : La simplicité des échanges
L'envoi de documents sensibles par mail peut être fastidieux et compliqué, surtout lorsqu'il s'agit de grandes quantités de données. La gestion des pièces jointes, les problèmes de compatibilité et les limites de taille des fichiers peuvent rendre le processus laborieux et inefficace.
Avec un espace d'échange par dossier, les messages et les documents restent au même endroit : vous n'avez plus à chercher la dernière version d'une pièce dans un fil de discussion, ni à découper un envoi trop lourd en plusieurs mails.
Partie 5 : La conformité aux réglementations
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) n'interdit pas l'email, mais il impose de protéger les données personnelles par des mesures de sécurité adaptées au risque (article 32). Envoyer en clair une pièce d'identité ou un relevé bancaire par mail répond mal à cette exigence. Les entreprises doivent être conscientes de ces obligations légales et prendre les mesures nécessaires pour se conformer aux règles de protection des données.
Un outil d'échange peut vous aider sur certains points, comme le contrôle des accès, la traçabilité ou le lieu d'hébergement des données. La conformité reste toutefois celle de votre organisation.
Conclusion : Les documents et données sensibles envoyés par mail doivent être sécurisés
L'envoi de documents et données sensibles par mail comporte de nombreux risques en termes de sécurité, de confidentialité, de traçabilité et de conformité.
Nestor permet d'échanger des documents avec vos clients, partenaires et collaborateurs dans un espace sécurisé plutôt que par mail. Chaque dossier a son espace, avec les bonnes personnes de chaque côté, et vous décidez, espace par espace, qui peut écrire, déposer ou télécharger. Vous savez qui a ouvert ou téléchargé chaque document, et chaque action est journalisée. Les échanges sont chiffrés en transit (TLS), les fichiers sont chiffrés au repos par notre hébergeur, et les données sont hébergées en France, sur une infrastructure européenne totalement souveraine. Vos interlocuteurs se connectent avec un lien ou un code reçu par email, sans mot de passe à créer. Pour en savoir plus, consultez notre page sur le partage de documents sécurisé.
FAQ : 3 questions pour résumer pourquoi arrêter d'envoyer des documents et données sensibles par mail
1. Quels sont les risques d'envoyer des documents et données sensibles par mail ?
Les risques comprennent l'interception ou le piratage des mails, l'envoi au mauvais destinataire, le transfert à des tiers et la perte de contrôle sur les copies stockées dans les boîtes de réception, ce qui met en danger les informations confidentielles.
2. Comment sécuriser l'échange de documents et données sensibles ?
Si vous utilisez l'email, chiffrez les pièces sensibles et transmettez le mot de passe par un autre canal, comme le recommande la CNIL. Le plus simple reste de passer par une plateforme d'échange dédiée, qui contrôle les accès et garde la trace des consultations.
3. Pourquoi la traçabilité des échanges de documents et données sensibles est-elle importante ?
La traçabilité permet de savoir qui a ouvert un document et quand, et de garder un historique clair des échanges avec vos clients.
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